Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida contra o CNPJ de uma empresa, mas que não corresponde a uma compra ou operação reconhecida, exige atenção dos setores fiscal, financeiro e de compras. Além de verificar a origem do documento, a empresa deve reunir evidências da divergência, comunicar o fornecedor e registrar a manifestação adequada no sistema da NF-e.
O cuidado ganhou importância com a redução do prazo para manifestação conclusiva do destinatário. Desde 1º de junho de 2026, o limite geral passou de 180 para 90 dias, contados da autorização da nota. Se não houver manifestação nesse período, a operação poderá ser considerada realizada, com os mesmos efeitos da confirmação.
O que conferir antes de contestar a NF-e
Ao identificar uma nota de aquisição não reconhecida, o primeiro passo é comparar o documento com os registros internos da empresa. A conferência deve envolver, sempre que possível, as áreas fiscal, de compras, recebimento e contas a pagar.
Entre os pontos que podem ser verificados estão:
- Identificação do fornecedor: conferir CNPJ, razão social e inscrição estadual do emissor;
- Pedido de compra ou contrato: verificar se existe solicitação, negociação ou autorização interna correspondente;
- Mercadorias e serviços: comparar descrição, quantidade, valores e condições comerciais com o que foi contratado;
- Recebimento: consultar comprovantes de entrega, registros de entrada no estoque, documentos de transporte e identificação de quem recebeu;
- Financeiro: verificar se houve pagamento, lançamento de título ou programação de vencimento relacionada à operação;
- Histórico de comunicação: reunir e-mails, mensagens e protocolos de atendimento que ajudem a esclarecer a divergência.
Esses registros ajudam a demonstrar se a operação foi efetivamente desconhecida, se foi negociada mas não concluída ou se ocorreu com informações diferentes das que constam na nota.
Como formalizar a divergência com o fornecedor
Depois da conferência, a empresa deve comunicar formalmente o fornecedor, preferencialmente por e-mail ou canal que permita comprovar o envio e a resposta.
A comunicação deve identificar a NF-e pela chave de acesso, número e data de emissão, descrever o problema e informar por que a empresa não reconhece a operação ou quais dados precisam ser esclarecidos.
Também é recomendável solicitar uma resposta formal e, conforme o caso, a adoção do procedimento fiscal adequado para corrigir ou cancelar o documento. A empresa deve guardar a mensagem enviada, a resposta do fornecedor, os anexos e os protocolos de atendimento.
A documentação não substitui a manifestação eletrônica do destinatário. São providências complementares: uma registra a posição da empresa perante o Fisco; a outra mantém o histórico da divergência comercial com o emissor.
Qual manifestação registrar na NF-e?
A manifestação do destinatário prevê eventos diferentes, que devem ser escolhidos conforme o que aconteceu na operação:
- Desconhecimento da Operação: deve ser usado quando a empresa não reconhece a operação descrita na NF-e e não a solicitou. É especialmente relevante em situações de possível uso indevido do CNPJ ou da inscrição estadual.
- Operação não Realizada: aplica-se quando a operação foi negociada ou solicitada, mas não chegou a ser efetivada. Pode ocorrer, por exemplo, quando a mercadoria é recusada ou a carga é extraviada durante o transporte.
- Confirmação da Operação: deve ser registrada quando a operação efetivamente ocorreu. Se a mercadoria foi recebida, mas a nota apresenta informações diferentes do que foi realizado, o destinatário deve confirmar a operação e adotar os procedimentos fiscais cabíveis, conforme a legislação estadual.
O Portal Nacional da NF-e esclarece que o desconhecimento não deve ser usado apenas porque o conteúdo da nota está incorreto. Quando a operação aconteceu, mas foi descrita de forma divergente, a orientação é confirmar a operação e tratar a inconsistência pelos meios fiscais adequados.
Prazo para manifestação é de 90 dias
O prazo geral para registrar Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada é de 90 dias, contados da data de autorização da NF-e. A regra foi estabelecida pelo Ajuste SINIEF nº 14/2026 e incorporada à Nota Técnica 2020.001, versão 1.60.
A Ciência da Emissão, por sua vez, não é uma manifestação conclusiva. Ela apenas informa que o destinatário tomou conhecimento da nota, mas ainda não tem elementos para definir sua posição. Por isso, registrar ciência não encerra a obrigação de apresentar uma manifestação final.
O acompanhamento das notas recebidas deve fazer parte da rotina do setor fiscal, com alertas de prazo e conciliação entre documentos fiscais, pedidos de compra, recebimentos e pagamentos. Dessa forma, a empresa consegue identificar divergências mais cedo, formalizar a contestação e evitar que uma nota não reconhecida fique sem tratamento.
Fonte: Portal Contábeis.
