Ninguém dá o que não tem.
Não é falta de competência. O contador é um dos profissionais mais técnicos do país. O problema é onde esse técnico passa o dia: dentro da operação do cliente. Fechamento, guia, prazo, eSocial, a obrigação que mudou ontem.
Quem vive apagando o prazo dos outros não acha hora para a gestão financeira do próprio escritório. E o escritório acaba decidindo do jeito que a gente critica no cliente: pelo saldo do banco.
O técnico mede se a obrigação foi entregue. O dono mede quanto sobrou. Enquanto o contador estiver preso à operação, vai saber tudo sobre os números do cliente e quase nada sobre os do próprio escritório. Sentado na informação, fora da decisão, inclusive em casa.
Faço sempre a mesma pergunta ao dono de escritório: quanto o seu negócio gerou de caixa no mês passado? A resposta demora. "Acho que foi bom." "O saldo está positivo." E a campeã: "não tenho dívida, mas também não tenho sobra".
Eu já estive desse lado. Quando abri minha empresa, levei cinco anos para tirar um pró-labore digno. A carteira crescia, eu trabalhava cada vez mais, e o dinheiro não aparecia. Mudou quando reservei tempo para olhar a minha empresa com o rigor que eu cobrava dos clientes.
Por que o dono de escritório contábil fica preso à operação
São mais de 100 mil organizações contábeis registradas no Conselho Federal de Contabilidade, e quase todas pequenas. Numa pesquisa da HubCount com mais de 700 escritórios, 42% tinham de 1 a 3 colaboradores.
Num escritório desse tamanho, o dono não é só o dono. É o melhor técnico da casa, quem resolve o problema que ninguém resolve e quem atende o cliente que só quer falar com ele. A gestão fica para quando sobrar tempo, e não sobra.
Entra cliente novo, entra mais trabalho, contrata mais um auxiliar. No fim do mês sobra o mesmo que antes, às vezes menos. Faturamento sem lucro é vaidade, e isso vale para a padaria do seu cliente e para o seu escritório.
Seja o CFO do seu escritório antes de ser o do cliente
Muito contador quer atuar como CFO dos clientes. É o caminho da profissão, e é o que defendo. Só que tem uma condição: congruência.
Como pedir ao empresário que projete o fluxo de caixa se o seu escritório decide tudo pelo extrato? Como falar de margem por produto sem saber qual serviço seu dá lucro? O cliente talvez não saiba explicar. Mas percebe.
5 indicadores de gestão financeira para o escritório contábil
Basta uma hora por mês fora da operação e estes cinco números.
1. Faturamento por colaborador
Faturamento do mês dividido pelo número de pessoas na operação, sócios incluídos.
O que importa é a curva. Se a carteira cresce e esse número cai, você contratou para dar conta de volume, e o valor do que entrega ficou parado.
2. Desembolso por colaborador
Tudo o que sai do caixa por causa da equipe, de salário e encargos a benefícios e bônus, dividido pelo número de pessoas. Está na sua folha.
Ponha ao lado do indicador 1. A diferença entre os dois é o que cada pessoa deixa para pagar estrutura, sistemas e o seu pró-labore. Se essa diferença encolhe todo mês, o lucro está indo embora devagar.
3. Quanto do faturamento vai para tecnologia
Some sistemas, automações e ferramentas. Divida pelo faturamento.
É a tecnologia que tira a equipe, e você junto, do trabalho repetitivo. Número baixo, em geral, é gente fazendo à mão o que um sistema faria. Número alto sem o indicador 1 subir junto é ferramenta paga e esquecida.
4. Margem por serviço, e não ticket médio
Aqui está o erro que eu mais encontro: um ticket médio único para a carteira inteira. Ticket mostra quanto entra. Não mostra quanto fica.
Separe contabilidade, BPO financeiro e consultoria. Para cada um, a receita e as horas de equipe que ele consome. O que sobra é a margem de contribuição daquele serviço, e é ela que diz o que vender mais, o que reajustar e o que parar de fazer.
Já acompanhei escritório que vendeu BPO para aumentar o ticket e descobriu meses depois que estava pagando para entregar. Consultoria, então, quase sempre sai de graça, escondida dentro da mensalidade.
5. EBITDA do escritório
É o resultado da operação antes de juros, impostos sobre o lucro, depreciação e amortização. Em português de escritório: quanto dinheiro o negócio produz fazendo o que ele faz.
Esse número explica o "fatura e não sobra". O faturamento sobe todo ano e o EBITDA fica parado ou cai. Quando isso acontece, quem paga o crescimento é o dono, com hora extra e retirada menor.
O que fazer na segunda-feira
Abra a agenda e bloqueie uma hora por mês, sempre no mesmo dia, para olhar os cinco números contra o mês anterior e contra o mesmo mês do ano passado. Se tiver sócio, olhem juntos. Essa hora é a primeira decisão de dono, e não de técnico.
Comece pelo mais fácil. O indicador 2 sai da folha em meia hora. O 3 sai das faturas dos sistemas. O 4 dá mais trabalho e é o que mais assusta, mas é ele que paga o esforço.
A Reforma Tributária vai pôr preço, margem e capital de giro na conversa de todo empresário, e ele vai procurar quem entende disso. O contador que mede a margem do próprio escritório chega a essa conversa com o exemplo de casa.
Lucro não é sorte. Nem para o seu cliente, nem para o seu escritório.
Fontes: Conselho Federal de Contabilidade, Relato Integrado 2025; HubCount, pesquisa "O Mercado Contábil" (2023).
Rosane Machado: contadora, mestre em Controladoria e Finanças, autora de Lucro Não é Sorte e criadora do movimento CFO Contábil.
Fonte: Portal Contábeis.
